1. BASE
Por este submódulo debes iniciar la contabilidad en Dataico. En el submódulo Base tienes la opción de dar clic en "comenzar" para seguir el paso a paso de configuración del módulo. Si es la primera vez que ingresas al módulo te va a aparecer la opción de comenzar, en caso de que no, puedes seleccionar cualquier pestaña sin restricción.
En el cual vas a ingresar a la pestaña de configuración.
2. CONFIGURACIÓN.
PUC.
En Dataico tenemos incluido todo el Plan Único de Cuentas de Comerciantes, aunque no lo vas a encontrar en un listado independiente, pero si vas a poder buscar cada cuenta que requieras al momento de realizar un asiento contable manual o configurar la regla para realizarlo de manera automática.
El PUC está hasta el nivel de Subcuentas, si requieres auxiliares debes crearlos.
Lo primero es configurar las cuentas del PUC que vas a utilizar en tu contabilidad, para ello:
Debes ingresar a configuración > seleccionas la opción PUC y enseguida das clic en el botón Nueva Cuenta.
Las cuentas vienen predeterminadas de la 11 hasta la cuenta 96, es necesario buscarlas para crearlas dentro del PUC.
Va a aparecer un campo en la parte superior en el cual debes agregar la cuenta con mínimo dos dígitos para buscarla como predeterminada.
Luego seleccionas la cuenta para crearla en el PUC.
Desplazas hacia abajo para buscar los campos habilitados para crear la cuenta.
El sistema habilita un espacio para que puedas ingresar los dos dígitos (máximo dos dígitos para crear una cuenta). Agregas dos dígitos, descripción, si la cuenta maneja porcentaje como impuestos o retenciones, das clic en base e indicas el porcentaje.
Finalmente, das clic en el chulito ✅ verde para guardar.
1. Editar o eliminar cuenta del PUC.
Puedes editar una cuenta en el puc dándole clic en el icono del lápiz, solo se podrá editar la descripción.
Para eliminar una cuenta le das clic en el icono de la caneca. Solo se podrán eliminar cuenta que aún no tienen asientos realizados con ellas.
2. Agregar más dígitos a una cuenta.
Para agregar más dígitos a una cuenta que ya está dentro del PUC. Primero debes dar clic en el icono "nueva cuenta".
Después buscas la cuenta que ya está creada en el PUC y la seleccionas. 
Desplazas hacia abajo y aparecerá habilitado para agregar dos dígitos más, descripción y das clic en el chulito verde para guardar la cuenta.
COMPROBANTES
Luego de tener las cuentas creadas, puedes crear comprobantes manuales para los documentos que no están automatizados y que se deben hacer por medio de un asiento manual en Dataico.
Es importante que antes de hacer un asiento manual, crees el tipo de comprobante. Para ello:
Debes ir a Configuración > enseguida das clic en COMPROBANTES das clic en el más rojo, que se encuentra en la parte dónde están los comprobantes manuales (Se titula: Comprobantes que NO asocia con documentos en Dataico).
Selecciona el Tipo, en caso de ser algún tipo automático, en caso de ser manual dejas ese campo en blanco > Luego le asignas un prefijo (Debe ser letras mayúsculas y no puede finalizar en números) > Luego le asignas una Descripción al comprobante (El nombre que le vas a dar) y con el chulito verde lo guardas.
Luego de haber creado un tipo de comprobante puedes editar dando clic en el lápiz o eliminarlo seleccionando el icono de la caneca. Solo se podrán eliminar tipos de comprobantes con los cuales aún no se han realizado asientos manuales o no han sido usados.
PERIODOS
Lo primero que debes hacer para comenzar la contabilidad en Dataico es abrir los períodos en los que vas a empezar a contabilizar. Los períodos se abren de manera anual, es decir que si das clic en 2023 se abre desde Enero hasta el período 13, que es el período extra para el cierre anual.
Das clic en el año que requieras abrir, luego de abrir el año el sistema te habilita todos los periodos del año.
Aparecerán los años que ya han sido abiertos con un recuadro en color gris y los que aún no han sido abiertos con un recuadro en color verde.
Crear un asiento manual.
Para realizar un asiento manual te diriges a la pestaña de asientos. En las dos opciones como en automático como manual puedes darle clic en el icono en color verde "nuevo asiento".
Luego seleccionas el tipo de comprobante a crear. Ya debe estar creado dentro de la pestaña de comprobantes en el módulo de contabilidad.
Seleccionas el periodo en el que deseas que quede registrado el asiento manual.
Agregas una descripción al asiento manual. Este NO debe quedar como nombre "genérico".
Editas la fecha y agregas la correspondiente de ser necesario.
Das clic en Nueva Línea > Ingresas una descripción por línea (Opcional) > Ingresas el Tercero (Todas las cuentas exigen tercero) > Ingresas la cuenta contable > Ingresas el valor (Débito o Crédito) lo defines con las flechas > Das clic en guardar línea (Chulito verde al lado derecho) > Das clic nuevamente en Nueva Línea para continuar el registro > Finalmente das clic en Guardar Asiento.
CONFIGURACIÓN DE CONTABILIDAD AUTOMÁTICA.
Para manejar contabilidad automática en el módulo de contabilidad se deben de crear las reglas contables. Estas son parametrizaciones de cuentas por cada tipo de documento, de esta manera los documentos se pueden contabilizar automáticamente dependiendo de como estén configuradas las reglas.
Las reglas contables van diferenciadas por tipos de documentos y por medios de pago. Es decir, por ejemplo, para que se contabilice de manera automática todas las facturas debes de crear una regla contable para facturas de ventas a contado y otra para factura de ventas a credito.
Los documentos que se pueden contabilizar de manera automática son:
1. Compras
2. Facturas de ventas.
3. Notas crédito.
4. Notas débito.
5. Documento soporte electrónico.
6. Nota de ajuste a documento soporté electrónico.
7. Recibos.
8. Egresos.
10. Cuentas por cobrar.
11. Cuentas por pagar.
NOTA: Los documentos que no están mencionados en este listado se deben de contabilizar por medio de un asiento manual o se puede realizar una importación de comprobantes contables.
REGLAS CONTABLES.
Luego de configurar las cuentas y los comprobantes a utilizar, te diriges al submódulo Reglas para parametrizar la contabilización automática de los documentos que se asocian a la contabilidad, para eso tienes varias opciones para parametrizar las reglas contables.
Hay diferentes reglas contables las cuales puedes configurar dependiendo del manejo de la contabilidad en tu empresa, estas son:
Regla estandar.
En este tipo de regla no separa los ingresos, gastos o costos según corresponda, tomas los conceptos generales del documento y les asignas una cuenta contable a cada uno de ellos, de la siguiente manera:
Ingresas a Contabilidad > Configuración > Reglas > Das clic en el + en rojo para crear.
Selecciona El documento a parametrizar.
En la opción Descripción de la regla, puedes asignarle un nombre a la regla para identificarla mejor, das clic en definir, y en el paso uno de Filtrar facturas, seleccionas el filtro, el cual es el Medio de Pago, puedes seleccionar Crédito o Contado.
En el paso 2 Parametrizar Facturas, vas a poder asignarle una cuenta contable a cada concepto a contabilizar del documento seleccionado, para este ejemplo se seleccionó Factura.
La parametrización de la regla tiene campo de fórmula, cuenta, naturaleza y tercero. En este caso la fórmula se refiere a los ítems del documento. Por ejemplo, si estás creando una regla de factura y agregas una fórmula de total, hace referencia al total del documento de factura de venta.
Primero agregas la cuenta del total. Seleccionas la naturaleza y tercero.
En la opción Seleccione Campo > Campos Simples, puedes seleccionar cada concepto a contabilizar del documento, puedes seleccionar los que requieras:
Nota: En este caso para la regla se elige una base gravable a nivel general.
Esto te va a abrir el campo para asignar la cuenta contable a ese concepto, Puedes parametrizar cuenta contable, Naturaleza (Si es Débito o Crédito) y Tercero (Qué tercero traer en la contabilización de esa cuenta: Puede ser el Nit del cliente que trae el documento, el Nit de la DIAN o el Nit de la misma empresa en caso de no requerir terceros para esa cuenta).
A esta misma regla puedes agregar diferentes campos, varios tipos de impuestos y retenciones, también adicionar campo de descuento y cargos.
Luego le das clic en guardar.
Reglas con diferentes bases gravables.
Con esta regla tienes la opción de contabilizar los Ingresos, Costos y Gastos en cuentas contables separadas por cada "base gravable" para cada impuesto que desees tener diferenciado en el sistema.
Para ello tomas los conceptos del documento y les asignas una cuenta contable a cada uno de ellos, de la siguiente manera:
Ingresas a Contabilidad > Configuración > Reglas > Das clic en el + en rojo para crear.
Selecciona El documento a parametrizar.
Agregas la descripción de la regla, seleccionas el medio de pago, también agregas la cuenta del total, su naturaleza y tercero.
En este caso, como la regla va con diferentes bases gravables dependiendo de cada impuesto y su porcentaje, por ejemplo, Si deseas diferenciar la base gravable para cada IVA, puedes agregar base gravable IVA 19%.
Luego agregas las diferentes bases gravables que deseas agregar a la regla.
Después de agregar las bases gravables para cada uno, seleccionas cada porcentaje del impuesto. Por ejemplo, en este caso el IVA 19% y 16%.
Verificas la información de la regla y le das clic en guardar.
NOTA: a esta misma regla contable tambien puedes agregar otras cuentas, como descuento, cargos y retenciones.
Reglas por Productos.
Con esta regla tienes la opción de contabilizar los Ingresos, Costos y Gastos en cuentas contables separadas por cada referencia de producto que tengas creado en el sistema.
Para ello tomas los conceptos del documento y les asignas una cuenta contable a cada uno de ellos, de la siguiente manera:
Ingresas a Contabilidad > Configuración > Reglas > Das clic en el + en rojo para crear.
Seleccionas el documento a parametrizar.
En la opción Descripción de la regla, puedes asignarle un nombre a la regla para identificarla mejor, y en el paso 1 Filtrar facturas, seleccionas el filtro, el cual es el Medio de Pago, puedes seleccionar Crédito o Contado.
Seleccionas el documento a parametrizar.
En la opción Descripción de la regla, puedes asignarle un nombre a la regla para identificarla mejor, y en el paso 1 Filtrar facturas, seleccionas el filtro, el cual es el Medio de Pago, puedes seleccionar Crédito o Contado.
En el paso 2 Parametrizar Facturas, vas a poder asignarle una cuenta contable a cada concepto a contabilizar del documento seleccionado, para este ejemplo se seleccionó Factura.
En la opción Seleccione Campo despliegas y seleccionas Producto > Luego seleccionas Subtotal.
Luego en la pregunta ¿Crear Campo?, das clic en Sí:
Esto te va a abrir el campo para asignar la cuenta contable a ese producto, Puedes asignarle cuenta contable, Naturaleza (Si es Débito o Crédito) y Tercero (Qué tercero traer en la contabilización de esa cuenta: Puede ser el Nit del cliente que trae el documento, el Nit de la DIAN o el Nit de la misma empresa en caso de no requerir terceros para esa cuenta).
NOTA: Puedes también asignar otros conceptos, como Impuestos, retenciones, etc. Y también les puedes asignar cuenta contable, Naturaleza y Tercero.
En la opción Seleccione Campo > Campos Simples, puedes seleccionar cada concepto a contabilizar del documento, puedes seleccionar los que requieras:
Finalmente das clic en Guardar.
Reglas por categorias.
Con esta regla puedes contabilizar productos a diferentes cuentas contables, agrupados por categorías, así tienes la opción de contabilizar los Ingresos, Costos y Gastos en cuentas contables separadas por cada categoría (Agrupación) de producto que tengas creado en el sistema.
Para ello primero debes crear las categorías, de la siguiente manera:
En el menú al lado derecho de la pantalla despliegas y seleccionas la opción categorías:
Selecciona Nueva Categoría.
Asignar el nombre de la categoría y guardar.
NOTA: se deben de crear cada una de las categorías que se deseen agregar a la regla contable.
Realizar la creación de la referencia del producto o servicio.
Ingresa al módulo de Productos e Inventarios y selecciona el círculo rojo con el signo más.
En este paso se debe diligenciar los campos, asignar la categoría que se creó anteriormente y guardar.
NOTA: A cada producto se le debe de enlazar la categoría creada.
Para finalizar la creación del producto o el servicio debe seleccionar la opción Finalizar.
Ingresa a la pestaña de reglas.
Das clic en el boton rojo con el mas + para crear una Nueva regla.
Selecciona el tipo de documento al que aplica la regla y realiza una descripción.
Parametrizar facturas, en este paso ya debes tener las cuentas contables que requieres para configurar tu regla. Por ejemplo: si vas a crear una regla contable por categorías para facturas ha contado. En la fórmula del total tomas una cuenta de caja "1105" o de bancos "1110".
Esto te va a abrir el campo para asignar la cuenta contable a ese concepto, Puedes parametrizar cuenta contable, Naturaleza (Si es Débito o Crédito) y Tercero (Qué tercero traer en la contabilización de esa cuenta: Puede ser el Nit del cliente que trae el documento, el Nit de la DIAN o el Nit de la misma empresa en caso de no requerir terceros para esa cuenta).
Seleccionas el campo que se encuentra en blanco, luego la opción de "categoría", seleccionas "subtotal".
Debes Digitar el nombre de la categoría creada anteriormente y crear Campo.
Debes de agregar la cuenta contable destinada a esa categoría que se debe crear primero en la pestaña de PUC.
NOTA: puedes crear más de una categoría a una regla contable, puedes agregar todas las categorías que desees con las cuentas correspondientes.
Luego se debe de agregar las cuentas contables según la contabilización que requiere. Puedes agregar en la opción de campos simples, líneas para agregar cuentas de impuestos dentro de la misma regla contable.
3. Debes dar clic en la opción de guardar.
Regla Productos AIU
Con esta regla puedes contabilizar cada concepto del AIU en una cuenta diferente.
Para ello debes:
Ingresas a Contabilidad > Configuración > Reglas > Das clic en el + en rojo para crear
Seleccionas el documento a parametrizar, para el ejemplo selecciono Factura
En la opción Descripción de la regla, puedes asignarle un nombre a la regla para identificarla mejor, y en el paso 1 Filtrar facturas, seleccionas el filtro, el cual es el Medio de Pago, puedes seleccionar Crédito o Contado
En el paso 2 Parametrizar Facturas, vas a poder asignarle una cuenta contable a cada concepto a contabilizar del documento seleccionado, para este ejemplo se seleccionó Factura.
En la opción Seleccione Campo despliegas y seleccionas Productos AIU
Luego en la pregunta ¿Crear Campo?, das clic en Sí:
Esto te va a abrir el campo para asignar la cuenta contable a todos los conceptos del AIU (Administración, Imprevistos, Utilidad y El Subtotal general), Puedes asignarle cuenta contable (Puedes crearla previamente o seleccionar una que ya esté en el PUC), Naturaleza (Si es Débito o Crédito) y Tercero (Qué tercero traer en la contabilización de esa cuenta: Puede ser el Nit del cliente que trae el documento, el Nit de la DIAN o el Nit de la misma empresa en caso de no requerir terceros para esa cuenta).
NOTA: Puedes también asignar otros conceptos, como Impuestos, retenciones, etc. Y también les puedes asignar cuenta contable, Naturaleza y Tercero.
En la opción Seleccione Campo > Campos Simples, puedes seleccionar cada concepto a contabilizar del documento, puedes seleccionar los que requieras:
Finalmente das clic en Guardar.
Activar Contabilidad Automática.
Luego de parametrizar las reglas para todos los documentos a automatizar, das clic en Activar contabilidad Automática, que está en el mismo submódulo de Reglas:
NOTA: al activar la contabilidad automatica todos los documentos se contabilizaran dependiendo de como esten configuradas las reglas contables, si en la regla contable hace falta agregar algun item o cuenta que el documento tiene, lo dejara como documento pendiente por contabilizar.
Al mensaje que te arroja el sistema das clic en SI.
DOCUMENTOS PENDIENTES POR CONTABILIZAR.
En caso de no tener la contabilidad automática activada o de tener diferencias entre la regla y el documento realizado, el sistema deja los documentos en el período que corresponda en estado Pendientes. Para contabilizar esos pendientes puedes:
Ir a Contabilidad > Base
En la parte inferior vas a encontrar los períodos que tienes abiertos, buscas el que requieras contabilizar y das clic en Sincronizar:
En el mensaje que te arroja el sistema das clic en Si:
Luego en el mismo período te va a aparecer la cantidad de documentos que tienes pendientes por contabilizar, das clic en ese número que aparece en un círculo pequeño rojo:
Seleccionas el tipo de documento a contabilizar y los documentos pendientes te aparecerán listados en la parte inferior, tienes dos opciones para contabilizarlos, opción 1: Masivamente dando clic en el botón Contabilizar Prefijo (Esta opción aplica la regla a todos los documentos pendientes) o la opción 2: dar clic en el ícono de editar para contabilizar Manualmente uno a uno los documentos:
Si le has dado clic en el lapiz "contabilizar manualmente" seleccionas la regla en la parte superior, luego aplicar regla contable para verificar que cuenta falta en la regla para contabilizar automaticamente el documento.
Puedes verificar la diferencia para saber que cuentas hacen falta en la regla. Luego te diriges a la pestaña de configuracion, reglas y das clic en el lapiz para editarla y agregar las cuentas que hacen falta.
Luego de haber editado la regla puedes dirigirte a comprobantes pendientes y darle clic en "contabilizar prefijo".
ASIENTOS.
Consulta de asientos.
Para consultar o modificar un asiento contable debes:
1. Ingresar al módulo de contabilidad > Luego la pestaña de asientos. Puedes elegir el tipo en cada opción si son asientos "manuales" o asientos "automáticos".
2. Seleccionas el período o los periodos a consultar, puedes filtrar por fechas.
3. También puedes seleccionar el número de comprobante que deseas buscar. Filtrar por tipo de comprobante como también buscar por tercero.
4. En la parte inferior encuentras los asientos realizados según los criterios de búsqueda, en cada asiento en el costado derecho seleccionas el icono del lápiz para editar el asiento, icono de la caneca para invalidarlo o el icono del PDF para visualizar la representacion grafica del asiento.
5. De esta manera puedes ingresar a modificar o ajustar lo que desees: Fecha, puedes modificar el período, cambiar la descripción por línea y general del comprobante, modificar cuenta, tercero, valor. Entre otros.
Invalidar comprobantes.
Puedes invalidar un comprobante dando clic en el icono de la caneca. Dentro del modulo de contabilidad no puedes eliminar totalmente asientos sino invalidarlos, estos al momento de realizar el proceso no toma el valor dentro de los reportes contables.
En caso de que desees volver a habilitar el comprobante lo puedes hacer dando clic en el icono de la flecha.
Si seleccionas el icono de "opciones" que se encuentra en la parte superior derecha, puedes activar para mostrar debitos y creditos en cada comprobante y las reglas aplicadas.
Tambien para descargar un libro diario seleccionas el icono de opciones, das clic en la pestaña de libro diario para generar en formato excel.
