El documento soporte de pago de nómina electrónica fue creado por la Resolución DIAN No. 000013 de 2021 en uso de la facultad dispuesta en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, norma regulatoria que en el numeral 10 del artículo 1 define al citado documento como:
“10. Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado”. (Resaltado fuera de texto)."
En virtud de lo anterior, el soporte de pago de nómina electrónica se configura como un documento soporte de costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral o legal y reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador y el cual no es asimilable al desprendible de nómina, menos aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte
- En relación con el interrogante sobre el auxilio de las cesantías, se reitera que frente al documento soporte de pago de nómina electrónica, el mismo tiene como finalidad soportar el costo, deducción e impuestos descontables. A su vez, este se origina entre otros, por los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total de la diferencia de los mismos (Artículo 2 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021).
Nótese que la norma establece que el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera en razón a:
(i) los pagos; (ii) abonos en cuenta. Dicha diferenciación tiene su fundamento en el concepto de devengo, el cual a efectos del impuesto sobre la renta y complementarios debe entenderse de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 21-1 del Estatuto Tributario que expresa: (…)
“para la determinación del impuesto sobre la renta y complementarios, en el valor de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, los sujetos pasivos de este impuesto obligados a llevar contabilidad aplicarán los sistemas de reconocimientos y medición, de conformidad con los marcos técnicos normativos contables vigentes en Colombia, cuando la ley tributaria remita expresamente a ellas y en los casos en que esta no regule la materia. (…)”. (Negrilla fuera de texto).
A su vez, el parágrafo 1° de la norma en comento señala:
“PARÁGRAFO 1o. Los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos deberán tener en cuenta la base contable de acumulación o devengo, la cual describe los efectos de las transacciones y otros sucesos y circunstancias sobre los recursos económicos y los derechos de los acreedores de la entidad que informa en los períodos en que esos efectos tienen lugar, incluso si los cobros y pagos resultantes se producen en un período diferente. Cuando se utiliza la base contable de acumulación o devengo, una entidad reconocerá partidas como activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos, cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos para tales elementos, de acuerdo con los marcos técnicos normativos contables que le sean aplicables al obligado a llevar contabilidad”. (Negrilla fuera de texto).
Ahora bien, mediante Oficio No. 006012 del 17 de marzo de 2017, esta Subdirección explicó:
“(…) es pertinente recordar el concepto de `devengo´ según bien lo explica la exposición de motivos presentada por el Gobierno nacional al proyecto de ley que se convirtió en la No. 1819 de 2016.
(...) La normativa tributaria del Impuesto al Renta y Complementarios ha mantenido el concepto de `causación´ para la realización del ingreso, mediante el cual, se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro.
No obstante, considerando que la normativa tributaria toma como referencia a los ingresos que un contribuyente registra en su contabilidad financiera en las normas financieras el concepto de `causación´ es inexistente. El concepto actualmente vigente para el registro contable de un ingreso es la `base de acumulación´ o `devengo´.
De acuerdo con la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros o la Sección de las NIIF Completas (o la Sección 2 en la NIIF De acuerdo con la NIC 1 – Presentación de Estados Financieros o la Sección de las NIIF Completas (o la Sección 2 en la NIIF para las PYMES), cuando se utiliza la base contable de acumulación (devengo), una entidad reconocerá partidas como activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos (los elementos de los estados financieros),cuando satisfagan las definiciones y los criterios de reconocimiento previstos para tales elementos.(...)”. (Negrilla fuera de texto).
Por su parte, respecto al tratamiento de las cesantías los artículos 109 y 110 del Estatuto Tributario, disponen:
“ARTICULO 109. DEDUCCIÓN DE CESANTIAS PAGADAS. Son deducibles las cesantías efectivamente pagadas, siempre que no se trate de las consolidadas y deducidas en años o períodos gravables anteriores.”
“ARTICULO 110. DEDUCCIÓN DE CESANTIAS CONSOLIDADA. Los contribuyentes que lleven libros de contabilidad por el sistema de causación, deducen las cesantías consolidadas que dentro del año o período gravable se hayan causado y reconocido irrevocablemente en favor de los trabajadores.”
Por su parte, respecto a la naturaleza tributaria de los intereses sobre las cesantías, el artículo 1.2.1.18.67. del Decreto 1625 de 2016, establece que: “para efectos de lo previsto en el artículo 29 de la Ley 75 de 1986 (hoy artículo 81 del Estatuto Tributario), se considera como un gasto laboral y no como un gasto financiero, el valor de los intereses sobre cesantías que deban reconocer los empleadores a sus trabajadores. En consecuencia, tales intereses podrán ser deducidos en su totalidad de la renta del contribuyente, siempre que cumplan los demás requisitos que para su aceptación exigen las normas vigentes”.
Por otra parte, el literal c) del numeral 1 del artículo 105 del Estatuto Tributario, establece
“(…) los pasivos laborales en donde no se encuentre consolidada la obligación laboral en cabeza del trabajador, solo serán deducibles en el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con un monto y fecha ciertos (…)”, es decir, esta disposición, en armonía con las indicadas anteriormente, establecen el momento en que es aceptado fiscalmente la deducción por cesantías.
En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero. Así las cosas, el reporte de las cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el periodo en el que se realiza dicho gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica.
Para finalizar, respecto a la forma de reportar los conceptos de cesantías, el Anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 dispone los campos NIE 119 a 122, dentro de los cuales el sujeto obligado deberá determinar la información a incluir en cada uno de ellos, de acuerdo con su descripción.