Las REGLAS CONTABLES son importantes en la CONTABILIDAD AUTOMÁTICA, ya que son las que definen como se van a crear los asientos contables automáticos de cada documento que realicemos en los módulos administrativos de DATAICO.
Lo primero que debemos hacer es configurar las REGLAS CONTABLES.
Para manejar contabilidad automática en el módulo de contabilidad se deben de crear las reglas contables. Estas son parametrizaciones de cuentas por cada tipo de documento, de esta manera los documentos se pueden contabilizar automáticamente dependiendo de como estén configuradas las reglas.
Las reglas contables van diferenciadas por tipos de documentos y por medios de pago. Es decir, por ejemplo, para que se contabilice de manera automática todas las facturas debes de crear una regla contable para facturas de ventas a contado y otra para factura de ventas a credito.
Los documentos que se pueden contabilizar de manera automática son:
1. Compras
2. Facturas de ventas.
3. Notas crédito.
4. Notas débito.
5. Documento soporte electrónico.
6. Nota de ajuste a documento soporté electrónico.
7. Recibos.
8. Egresos.
10. Cuentas por cobrar.
11. Cuentas por pagar.
NOTA: Los documentos que no están mencionados en este listado se deben de contabilizar por medio de un asiento manual o se puede realizar una importación de comprobantes contables.
REGLAS CONTABLES.
Te diriges al submódulo Reglas para parametrizar la contabilización automática de los documentos que se asocian a la contabilidad, para eso tienes varias opciones para parametrizar las reglas contables.
Regla estándar.
En este tipo de regla no separa los ingresos, gastos o costos según corresponda, tomas los conceptos generales del documento y les asignas una cuenta contable a cada uno de ellos, de la siguiente manera:
Ingresas a Contabilidad > Configuración > Reglas > Das clic en el + en rojo para crear.
Selecciona El documento a parametrizar.
En la opción Descripción de la regla, puedes asignarle un nombre a la regla para identificarla mejor, das clic en definir, y en el paso uno de Filtrar facturas, seleccionas el filtro, el cual es el Medio de Pago, puedes seleccionar Crédito o Contado.
En el paso 2 Parametrizar Facturas, vas a poder asignarle una cuenta contable a cada concepto a contabilizar del documento seleccionado, para este ejemplo se seleccionó Factura.
La parametrización de la regla tiene campo de fórmula, cuenta, naturaleza y tercero. En este caso la fórmula se refiere a los ítems del documento. Por ejemplo, si estás creando una regla de factura y agregas una fórmula de total, hace referencia al total del documento de factura de venta.
Primero agregas la cuenta del total. Seleccionas la naturaleza y tercero.
En la opción Seleccione Campo > Campos Simples, puedes seleccionar cada concepto a contabilizar del documento, puedes seleccionar los que requieras:
Nota: En este caso, para la regla se elige una base gravable a nivel general.
Esto te va a abrir el campo para asignar la cuenta contable a ese concepto, Puedes parametrizar cuenta contable, Naturaleza (Si es Débito o Crédito) y Tercero (Qué tercero traer en la contabilización de esa cuenta: Puede ser el Nit del cliente que trae el documento, el Nit de la DIAN o el Nit de la misma empresa en caso de no requerir terceros para esa cuenta).
A esta misma regla puedes agregar diferentes campos, varios tipos de impuestos y retenciones, también adicionar campo de descuento y cargos.
Luego le das clic en guardar.
Reglas con diferentes bases gravables.
Con esta regla tienes la opción de contabilizar los Ingresos, Costos y Gastos en cuentas contables separadas por cada "base gravable" para cada impuesto que desees tener diferenciado en el sistema.
Para ello tomas los conceptos del documento y les asignas una cuenta contable a cada uno de ellos, de la siguiente manera:
Ingresas a Contabilidad > Configuración > Reglas > Das clic en el + en rojo para crear.
Selecciona El documento a parametrizar.
Agregas la descripción de la regla, seleccionas el medio de pago, también agregas la cuenta del total, su naturaleza y tercero.
En este caso, como la regla va con diferentes bases gravables dependiendo de cada impuesto y su porcentaje, por ejemplo, Si deseas diferenciar la base gravable para cada IVA, puedes agregar base gravable IVA 19%.
Luego agregas las diferentes bases gravables que deseas agregar a la regla.
Después de agregar las bases gravables para cada uno, seleccionas cada porcentaje del impuesto. Por ejemplo, en este caso el IVA 19% y 16%.
Verificas la información de la regla y le das clic en guardar.
NOTA: a esta misma regla contable también puedes agregar otras cuentas, como descuento, cargos y retenciones.
Debes tener en cuenta que no puedes duplicar conceptos, es decir que no puedes tener dos conceptos iguales, por ejemplo Total repetido, ya que el sistema identifica cada concepto individual para poderlos contabilizar en la cuenta seleccionada.
Una vez parametrizada la regla das clic en Guardar y finalmente debes activar la CONTABILIDAD AUTOMÁTICA para que de esta manera el sistema genere el asiento de los documentos con base en las reglas que parametrizaste.
Ahora podemos hacerlo de una manera aún más fácil y sin complicaciones.